Vous êtes ici : > > Savez-vous archiver vos documents ?

 

A l’heure du RGPD, la preuve de la conservation des données personnelles en milieu sécurisé, de la réversibilité (restitution de la donnée personnelle à la demande d’un intéressé) et de la suppression de la données, la notion d’archivage est plus que d’actualité.

 

  • Vous ne gérez pas ou peu de données personnelles au sein de votre activité ?
  • Vous pensez donc être plutôt écarté des contingences de conservation de vos dossiers en n’ayant finalement qu’à les sauvegarder ?
  • Connaissez-vous la différence entre une sauvegarde (ou télésauvegarde) et un archivage des données ?

 

Les archives sont dotées d’une définition légale en France : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (article L211-1 du code du patrimoine).
Le dictionnaire de 1991 donne comme synonyme d’archives l’expression « fonds d’archives », et c’est bien cela l’important : la notion d’ensemble logique, d’accumulation organique, d’assemblage volontaire et structuré, liée à l’entité juridique que représente le producteur et/ou le détenteur de ces archives. Les archives sont l’ensemble indissociable des documents de preuve et de mémoire d’une personne physique ou morale, une entité unique en termes de responsabilité civile et pénale et en termes de propriété (droit de vie et de mort sur les archives, dans le respect de la loi).

Il s’agit non pas de trouver une réponse technique à la question de stocker vos données en ligne (une simple duplication d’unité de stockage de type NAS ou disques externes sur vos différents sites suffirait), mais plutôt de bénéficier d’un espace d’archivage sécurisé (en data-center pour attester pleinement de la volonté de conservation sur un long terme), non disponible au quotidien par vos salariés comme le serait un (grand) coffre-fort.

Nous identifions ici un besoin qui dépasse le simple fait de pouvoir retrouver des dossiers perdus en cas de mauvaise manipulation : Votre activité, quelle qu’elle soit, nécessite une trace du traitement contractuel, des projets proposés auprès de vos prospects, des études menées ou des développements réalisés auprès de vos clients, de l’historique de vos commandes fournisseurs ou de vos échanges avec vos partenaires.


DATA³ peut répondre à votre besoin.

En sauvant une première fois l’ensemble de votre historique classé par année / dossiers / type de documents, nos solutions logicielles peuvent récupérer automatiquement chaque ajout. Et ce, avec une fréquence définie ensemble au préalable. Ainsi, votre structure n’a plus de souci d’espace de stockage : chaque mois, un agent logiciel vient vérifier l’état de vos dossiers classés dans un répertoire destiné à l’archivage distant.
S’il détecte un ajout de données, il compare les blocs archivés de ceux présents dans le répertoire et délocalise les nouveaux ajoutés vers DATA³, data-center hébergeant les baies de stockage dédiées aux archivages.

Toutes vos archives sont restituables en l’état, sur demande. Vous pouvez également demander une restitution des données à distance de plusieurs archivages (un archivage mensuel articulé du mois de janvier dernier à décembre prochain peut donner lieu à une restitution du mois de mars par exemple).

Financièrement économique car largement dégressif en fonction du volume concerné, l’archivage en data-center est une solution intelligente qui répond à un besoin croissant de valorisation de l’expérience d’une entreprise dans son secteur, à une obligation légale de conservation des données ainsi qu’à l’impératif d’optimiser la productivité d’une organisation en remontant facilement dans l’historique de ses fichiers clos.

Dernières Actus

Toute l'actualité +

COVID19 : Télétravailler… en toute sécurité

La gestion du confinement vue par l’expert en sécurité informatique Première constation : Le confinement nous offre la possibilité de positiver de nouvelles organisations de travail. Votre informaticien ou votre partenaire informatique vous a paramétré des accès distants au serveur […]

En savoir plus

DATA³ opte pour la solution MailinBlack pour protéger les messageries clientes

La solution leader en France pour protéger votre entreprise et vos collaborateurs des nouvelles menaces par email : malware, phishing, ransomware, spam… Avec plus de 5 milliards d’emails traités par an, Mailinblack s’impose comme la solution anti-spam la plus efficace […]

En savoir plus

Acquisition de la certification STORMSHIELD NETWORK Expert CSNE

Le data-center DATA³ bénéficie désormais de l’expertise la plus poussée en mise en place et administration de sécurité pare-feux STORMSHIELD, constructeur majeur dans le métier de la sécurité informatique. Quels sont les pré-requis et les modules validés d’une telle expertise […]

En savoir plus

Obtention de l’agrément HDSCP (Hébergeur des Données de Santé à Caractère Personnel)

Après une candidature validée auprès de la CNIL(*), de l’ASIP Santé(**) ainsi que du Ministère des Solidarités et de la Santé, le centre d’hébergement et de sécurisation informatique DATA3 échange d’ores et déjà avec les acteurs de la santé basco-landais […]

En savoir plus

3 questions sur la fin de support Windows 7 : Attention à la sécurité de votre parc informatique

1/ Votre parc d’ordinateurs fonctionne actuellement en version Windows 7, qu’en est-il au sein des bonnes pratiques de sécurité ? Sachez qu’à partir du 14 janvier prochain, la prise en charge Windows consistant en une assistance technique et des mises […]

En savoir plus

Sécurité : DATA³ procède à la mise à jour de ses pare-feux

Un pare–feu (en anglais firewall) est un logiciel et/ou un matériel permettant de faire respecter la politique de sécurité du réseau, celle-ci définissant quels sont les types de communications autorisés sur ce réseau informatique. Il surveille et contrôle les applications […]

En savoir plus