Savez-vous archiver vos documents ?

A l’heure du RGPD, la preuve de la conservation des données personnelles en milieu sécurisé, de la réversibilité (restitution de la donnée personnelle à la demande d’un intéressé) et de la suppression de la données, la notion d’archivage est plus que d’actualité.

Vous ne gérez pas ou peu de données personnelles au sein de votre activité ?
Vous pensez donc être plutôt écarté des contingences de conservation de vos dossiers en n’ayant finalement qu’à les sauvegarder ?
Connaissez-vous la différence entre une sauvegarde (ou télésauvegarde) et un archivage des données ?

Les archives sont dotées d’une définition légale en France : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (article L211-1 du code du patrimoine).
Le dictionnaire de 1991 donne comme synonyme d’archives l’expression « fonds d’archives », et c’est bien cela l’important : la notion d’ensemble logique, d’accumulation organique, d’assemblage volontaire et structuré, liée à l’entité juridique que représente le producteur et/ou le détenteur de ces archives. Les archives sont l’ensemble indissociable des documents de preuve et de mémoire d’une personne physique ou morale, une entité unique en termes de responsabilité civile et pénale et en termes de propriété (droit de vie et de mort sur les archives, dans le respect de la loi).

Il s’agit non pas de trouver une réponse technique à la question de stocker vos données en ligne (une simple duplication d’unité de stockage de type NAS ou disques externes sur vos différents sites suffirait), mais plutôt de bénéficier d’un espace d’archivage sécurisé (en data-center pour attester pleinement de la volonté de conservation sur un long terme), non disponible au quotidien par vos salariés comme le serait un (grand) coffre-fort.

Nous identifions ici un besoin qui dépasse le simple fait de pouvoir retrouver des dossiers perdus en cas de mauvaise manipulation : Votre activité, quelle qu’elle soit, nécessite une trace du traitement contractuel, des projets proposés auprès de vos prospects, des études menées ou des développements réalisés auprès de vos clients, de l’historique de vos commandes fournisseurs ou de vos échanges avec vos partenaires.

DATA³ peut répondre à votre besoin.
En sauvant une première fois l’ensemble de votre historique classé par année / dossiers / type de documents, nos solutions logicielles peuvent récupérer automatiquement chaque ajout. Et ce, avec une fréquence définie ensemble au préalable. Ainsi, votre structure n’a plus de souci d’espace de stockage : chaque mois, un agent logiciel vient vérifier l’état de vos dossiers classés dans un répertoire destiné à l’archivage distant.
S’il détecte un ajout de données, il compare les blocs archivés de ceux présents dans le répertoire et délocalise les nouveaux ajoutés vers DATA³, data-center hébergeant les baies de stockage dédiées aux archivages.

Toutes vos archives sont restituables en l’état, sur demande. Vous pouvez également demander une restitution des données à distance de plusieurs archivages (un archivage mensuel articulé du mois de janvier dernier à décembre prochain peut donner lieu à une restitution du mois de mars par exemple).